વ્યવસાય પત્ર કેવી રીતે લખવું: નિયમો અને ભલામણો

કોઈ પણ વ્યવસાયના આવશ્યક વિશેષતા વ્યવસાય પત્રવ્યવહાર છે. દરેક એન્ટરપ્રાઈઝના કર્મચારીઓ સપ્લાયર્સ અને ગ્રાહકો સાથે સાથીદારો અને ગ્રાહકો સાથે વાતચીત કરે છે. સામાન્ય રીતે, કોઈપણ કાર્યાલયની દૈનિક રૂટિનમાં આવશ્યકપણે પત્રવ્યવહારમાં ભાગીદારીનો સમાવેશ થાય છે.

એ હકીકત હોવા છતાં કે સાહસો અને સંસ્થાઓમાં કર્મચારીઓની દૈનિક બહુમતી અસંખ્ય અહેવાલો મોકલી અને પ્રાપ્ત કરે છે, જ્યારે તેઓ સર્જન કરવામાં આવે ત્યારે બધા જ સ્થાપિત માનકો અને નિયમોનું પાલન કરતા નથી. તે તારણ આપે છે કે વ્યવસાય પત્રને યોગ્ય રીતે અને યોગ્ય રીતે લખવું ખૂબ સરળ નથી. વિશ્વમાં આવશ્યકતાઓ અને નમૂનાઓનો ઉપયોગ કરવામાં આવે છે અને દસ્તાવેજ પરિભ્રમણથી સંબંધિત છે. તેમાં બિઝનેસ પત્ર લખવાના નિયમો, તેમજ ડિઝાઇનને લગતા મુખ્ય મુદ્દાઓ શામેલ છે.

એક બહારના સંગઠન અથવા માત્ર એક પડોશી વિભાગમાં એક સહયોગીને સંદેશ લખતી વખતે, તમારે કડક શૈલીનો પાલન કરવું જોઈએ (મૈત્રીપૂર્ણ પત્રવ્યવહારના અપવાદ સાથે, જેના માટે આવા કોઈ પ્રતિબંધ નથી). ખૂબ લાગણીશીલ શબ્દોનો ઉપયોગ કરશો નહીં, ટ્રાંઝેક્શનના સમગ્ર મહત્વ અથવા પરીક્ષણ કરાયેલા ઉત્પાદનોની ઉત્તેજનાને પણ વર્ણવવો નહીં. વ્યવસાય પત્ર સ્પષ્ટ, સંક્ષિપ્ત અને પૂરતો પ્રતિબંધિત હોવો જોઈએ.

મેસેજ સરનામાંથી શરૂ થવો જોઈએ. જો તે તૃતીય પક્ષ સંગઠનના કર્મચારી માટે બનાવાયેલ છે, તો તમારે તેનું નામ, પ્રાપ્તકર્તાની પોસ્ટ, તેમ જ તેનું સંપૂર્ણ નામ દર્શાવવું જોઈએ. આ કિસ્સામાં જ્યારે દસ્તાવેજ કંપનીની અંદર રહે છે, તો ટૂંકાક્ષરો સાથે ઉપનામ હોવું પૂરતું છે (તમે યોજાયેલી સ્થિતિ ઉમેરી શકો છો). બાહ્ય સંગઠનનું એક બિઝનેસ પત્ર લેટેથહેડ પર આપવામાં આવવું જોઈએ (ભલેને તેને ઇલેક્ટ્રોનિક અથવા કાગળ સ્વરૂપમાં મોકલવામાં આવશે નહીં). જો તમારી પાસે તે નથી, તો તમે ફક્ત દસ્તાવેજનાં "હેડર" માં પ્રેષકની આવશ્યકતાઓને સ્પષ્ટ કરી શકો છો.

તમે ટેક્સ્ટ કંપોઝ કરવાનું શરૂ કરો તે પહેલાં, તમારે તેના માળખા વિશે વિચારવું જરૂરી છે, મુખ્ય સિદ્ધાંતોને ઓળખવા અને લેખિત હેતુ. આ કિસ્સામાં, લેખન પ્રક્રિયા ખૂબ સરળ છે. પત્ર સમાપ્ત કરવા માટે સહી છે, જે માત્ર પ્રેષકનું અટક, પરંતુ પોઝિશન, તેમજ એન્ટરપ્રાઇઝનું નામ જે તે રજૂ કરે છે તેનું નામ સૂચવે છે.

અંતમાં સંભવિત ગ્રાહક અથવા પાર્ટનરને ઓફર મોકલતી વખતે, તમારે વધુ સહકાર માટે સહકાર અને આશા માટે કૃતજ્ઞતા વ્યક્ત કરવી જોઈએ.

બિઝનેસ પત્રવ્યવહારમાં ઉપયોગમાં લેવાયેલા નિયમો ઉપરાંત, ભલામણો પણ છે. ઉદાહરણ તરીકે, કોઈ ચોક્કસ વ્યક્તિને સંબોધવામાં આવેલા કોઈ પણ દસ્તાવેજને "આદરણીય" શબ્દો સાથે પ્રારંભિક શબ્દોથી નહીં, સંપૂર્ણ નામ સાથે શરૂ કરવું જોઈએ. અક્ષરોમાં સંક્ષિપ્ત શબ્દોનો ઉપયોગ કરશો નહીં, દાખલા તરીકે, "યુ.વી." લખો અથવા સરનામાની પોસ્ટ, તેમના કામનું સ્થળ ટૂંકું કરો.

સૌથી વધુ જટિલને આંતરરાષ્ટ્રીય પત્રવ્યવહાર ગણવામાં આવે છે, કેમ કે દરેક રાજ્યમાં સંદેશાવ્યવહારની કેટલીક ઘોંઘાટ હોય છે, અને તે ભાષા જેમાં વિદેશી ભાગીદારો સાથે પત્રવ્યવહાર કરવા માટે જરૂરી છે તે હંમેશા પત્રના મૂળના માટે સ્પષ્ટ નથી, તેથી મને અનુવાદકોની સેવાઓનો ઉપયોગ કરવો પડશે. આવા નિષ્ણાતની સેવાઓનો આશ્રય પૂરો થતાં પહેલાં, તેને સ્પષ્ટતા કરવી જોઈએ કે શું તે જાણે છે કે અંગ્રેજીમાં વ્યાપાર પત્ર કેવી રીતે લખવો, અથવા તે શાબ્દિક ભાષાંતર છે કે નહીં તે શાબ્દિક ભાષાંતર છે. જો વિદેશી દસ્તાવેજ પરિભ્રમણને કાયમી ધોરણે જાળવવાની યોજના છે, તો તે કર્મચારીને ભાડે લેવું વધુ સારું છે કે જે તેના પર વ્યાપારી પત્ર લખવા માટે વિદેશી ભાષાના પૂરતા જ્ઞાન ધરાવે છે.

સામાન્ય રીતે, દસ્તાવેજ કેવી રીતે તૈયાર કરવામાં આવે છે અને તે કેવી રીતે ઔપચારિક છે, ઘણી બાબતોમાં કાર્યની સિદ્ધિ આધાર રાખે છે. તેથી કોઈ પણ સંજોગોમાં, વાતચીત કરતી વખતે વ્યવસાય શિષ્ટાચારના મહત્વને ઓછો અંદાજ આપશો નહીં.