સંસ્થાઓ વચ્ચે ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજ આદાનપ્રદાન: તે કેવી રીતે કાર્ય કરે છે?

વર્ચ્યુઅલ સહી સાથે ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજોના ઉપયોગના આધારે ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજ મેનેજમેન્ટ (ઇડીઆઇ) માહિતી વિનિમયનો ઝડપી માર્ગ છે. તે લાંબા સમયથી વિશ્વની વિકસિત દેશોમાં માન્યતા પ્રાપ્ત કરે છે, પ્રોમ્પ્ટ બિઝનેસ માટે અસરકારક સાધન તરીકે.

સાર

સંગઠનો વચ્ચે ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજનું વિનિમય દસ્તાવેજો બનાવવા, પ્રક્રિયા કરવા, મોકલવા, સ્થાનાંતરિત કરવા, પ્રાપ્ત કરવા, સાચવવા, તેનો ઉપયોગ અને નાશ કરવા માટેની પ્રક્રિયાઓનો સમૂહ છે. આ બધી પ્રક્રિયાઓ પ્રમાણપત્રની ચકાસણી અને દસ્તાવેજોની પ્રાપ્તિની પુષ્ટિ આપ્યા પછી કરવામાં આવે છે.

કાનૂની સંસ્થાઓ વચ્ચેના દસ્તાવેજના પરિભ્રમણના અમલ માટેના નિયમો પક્ષોના કરાર દ્વારા હાથ ધરવામાં આવે છે. ટેલિકોમ્યુનિકેશન્સ એટલે કે ટેલિકોમ્યુનિકેશન્સની મદદથી માહિતીનું વિનિમય કરવામાં આવે છે, અને દસ્તાવેજો ઇલેક્ટ્રોનિક મીડિયા પર સંગ્રહિત થાય છે. એકાઉન્ટિંગની માહિતીના સંગ્રહનો સમય વિધાનસભા સ્તરે સ્થાપિત કરતાં વધુ ન હોવો જોઈએ.

સંસ્થાઓ સ્વયંની વચ્ચે સહભાગીઓની સહીઓ સાથે ઔપચારિક અને અનૌપચારિક દસ્તાવેજોને બદલી શકે છે. વ્યવસાયના ક્ષેત્રમાં તે હોઈ શકે છે: ઓવરહેડ, કરારો, ઇન્વૉઇસેસ, કરાર, કરારો, આદેશો, નોટિસ, એટર્નીની સત્તાઓ વગેરે. માહિતીને ટેક્સ્ટ, કોષ્ટક અને ગ્રાફિક ફાઇલોના સ્વરૂપમાં ટ્રાન્સફર કરી શકાય છે.

ઇડીઆઇ અમલીકરણનો હેતુ

ઇડીઆઇ ની રજૂઆત માટેની પૂર્વશરત આ હોઈ શકે છે:

• નિયમિત કાર્યમાં ઘટાડો;
• દસ્તાવેજોના નુકસાનમાં ઘટાડો;
• દસ્તાવેજો સાથે "પારદર્શક" કાર્ય;
• પ્રદર્શન શિસ્તમાં વધારો - નિર્દિષ્ટ તારીખો વગેરેના દસ્તાવેજોની જોગવાઈ.

માત્રાત્મક લક્ષ્યાંકોમાં નીચે મુજબ ઓળખી શકાય છે:

• દસ્તાવેજની પ્રક્રિયાનો સમય ઘટાડવો 10 ગણો છે.
• ઓફિસ માટે ખર્ચમાં ઘટાડો બે વાર.

સંગઠનો વચ્ચેનું ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજ આદાનપ્રદાન: તે કેવી રીતે કાર્ય કરે છે

સ્થાનિક કાયદાઓ અનુસાર, સંસ્થાઓ વચ્ચે ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજ પરિભ્રમણ બે પક્ષોના કરાર દ્વારા હાથ ધરવામાં આવે છે. માહિતી વિનિમય માટે, તે જરૂરી છે કે બધા સહભાગીઓ એક ઓપરેટરના સાધનો સાથે જોડાયેલા હોય. આગળ, વપરાશકર્તાએ પ્રતિપક્ષોની સૂચિમાં ઉમેરવાની વિનંતિ મોકલવાની જરૂર છે. વિનંતીની પુષ્ટિ કર્યા પછી, સિસ્ટમ સભ્યો માહિતીનું વિનિમય કરી શકે છે.

EDM મોડ્યુલને નીચેના કાર્યો કરવા પડશે:

• ડેટા શેર કરવા માટે પ્રતિપક્ષોને આમંત્રિત કરો
• એડ્રેસ બૂક બનાવો.
• એકાઉન્ટિંગ સૉફ્ટવેર સાથે સંકલિત કરો, ઉદાહરણ તરીકે, 1C
• સાઇન ઇન કરો અને એન્ક્રિપ્ટ કરો.
• પત્રવ્યવહારનું માળખું
• અક્ષરોની સ્થિતિને ટ્રૅક કરો

સંગઠનો વચ્ચે ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજ પરિભ્રમણ પ્રમાણપત્રોની મદદથી કરવામાં આવે છે. સર્વર સાથેનું જોડાણ અને પ્રમાણીકરણ વ્યક્તિગત ડિજિટલ પ્રમાણપત્ર દ્વારા કરવામાં આવે છે. ઇડીએસ સિસ્ટમના દરેક વપરાશકર્તાને ઇલેક્ટ્રોનિક ટોકન મીડિયા પર સંગ્રહિત કરવામાં આવે છે અને PIN કોડ દ્વારા સંરક્ષિત છે. વપરાશકર્તાએ પોતાના કેબિનેટમાં પ્રવેશ, પાસવર્ડ દાખલ કરવો જ પડશે. તેના પછી જ તેના દસ્તાવેજોની ઍક્સેસ હશે.

વિનિમય પ્રક્રિયા પ્રારંભ સિસ્ટમ સાથે જોડાયેલા સંગઠનના કોઈપણ કર્મચારી હોઈ શકે છે. કાઉન્ટરપાર્ટીમાં દસ્તાવેજ મોકલતા પહેલા, તે ઇડીએસમાં સાઇન ઇન હોવું જોઈએ. આ ઓપરેશન પ્રોગ્રામ "ક્રિપ્ટો્રો" નો ઉપયોગ કરીને કરવામાં આવે છે. દસ્તાવેજ EDO દ્વારા મોકલવામાં આવે છે. એક કાઉન્ટરપાર્ટી કર્મચારી નવા દસ્તાવેજની રસીદની સૂચના પ્રાપ્ત કરે છે. જો તે સ્વીકારે, તો તે ઇડીએસ પણ મૂકે છે. જો તમે દસ્તાવેજમાં ફેરફારો કરવા માગો છો, તો પછી એક નવું ઇલેક્ટ્રોનિક સંસ્કરણ બનાવવામાં આવે છે. સંપાદન પૂર્ણ થાય ત્યારે, બધા ફેરફારો EDS ની મદદથી સાચવવામાં આવશ્યક છે. પછી દસ્તાવેજ કાઉન્ટરપાર્ટીને મોકલવામાં આવે છે. જો જરૂરી હોય તો, માહિતીનું ઇલેક્ટ્રોનિક સમાધાન થાય છે.

જો ફરીથી એકવાર સુધારા કરવા માટે જરૂરી હોય તો, સમગ્ર પ્રક્રિયાને નવેસરથી પુનરાવર્તન કરવામાં આવે છે. જો નવા વર્ઝન વિશે કોઈ ફરિયાદો ન હોય તો, દસ્તાવેજનો આદર કરવામાં આવે છે. અંતિમ સેમ્પલ તે છે જે બે ઇડીએસ દ્વારા હસ્તાક્ષરિત છે. દસ્તાવેજની બધી આવૃત્તિઓ સર્વર પર સંગ્રહિત થાય છે અને જોવા માટે ઉપલબ્ધ છે. જલદી નમૂનાને કાર્યરત કરવાની દરખાસ્ત સોંપવામાં આવે છે, તે દસ્તાવેજમાં સુધારો કરવા માટે શક્ય નથી. નકારાત્મક કરારને "રદ કરેલું" ની સ્થિતિ આપવામાં આવે છે. આ રીતે સંસ્થાઓ વચ્ચેના ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજનું સંચાલન કરવામાં આવે છે.

સાધનો

સંસ્થાઓ વચ્ચે ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજ પરિભ્રમણ માટે શું જરૂરી છે? પ્રથમ, તે ટેલિકોમ ઓપરેટર પસંદ કરવા અને માહિતી વિનિમય માટે ખાસ સૉફ્ટવેર ઇન્સ્ટોલ કરવું જરૂરી છે. બીજું, દરેક કોન્ટ્રાક્ટર સાથે, જેની સાથે સંસ્થા ઇલેક્ટ્રોનિક પત્રવ્યવહાર કરવા માગે છે, તે "ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજોના વિનિમયના કરાર પર" પૂર્ણ કરવાનું જરૂરી છે.

ઇડીઆઈ સર્વર સ્થાપિત કરવું પણ જરૂરી છે કે જેના પર તમામ દસ્તાવેજો સંગ્રહિત કરવામાં આવશે. આ ક્લાઈન્ટ સાધનો અથવા મેઘ સ્ટોરેજ હોઈ શકે છે. બહારથી સિસ્ટમ ડેટાને ઍક્સેસ કરવી તે એપ્લિકેશન દ્વારા કરવામાં આવે છે જે સંસ્થાના કર્મચારીઓના સાધનો પર સ્થાપિત થયેલ છે. સર્વર સાથેના કમ્પ્યુટર્સનો ઇન્ટરેક્શન HTTP મારફતે વધારાની એન્ક્રિપ્શન SSL 128 સાથે હાથ ધરવામાં આવે છે. દસ્તાવેજોની ઍક્સેસ ફક્ત એપ્લિકેશન ઇન્ટરફેસ અને પ્રમાણીકરણ પછી જ છે.

એડો પ્રોજેક્ટ

પ્રક્રિયા ઓટોમેશન પ્રોજેક્ટ કેટલાક મહિનાથી ઘણા વર્ષો સુધી ટકી શકે છે. ડેડલાઇન સીધી પ્રક્રિયાઓની સંખ્યા પર આધાર રાખે છે કે જે સ્વચાલિત કરવાની જરૂર છે, સંસ્થાની સંસાધન અને નાણાકીય ક્ષમતાઓ. ઇડીઆઈ અમલીકરણનો ટૂંક સારાંશ નીચે પ્રમાણે છે:

• એક વર્કગ્રુપ બનાવો.
• પ્રોજેક્ટના લક્ષ્યો, નિયમો અને બજેટનું નિર્માણ.
• હાલની પ્રક્રિયાઓની પરીક્ષા.
• ક્રિયાઓ વિકાસ
• ઇડીઆઈ સિસ્ટમનું વિસર્જન
• SED ની રજૂઆત માટેના કરારની સહી કરવી.
• વર્ક શેડ્યૂલની મંજૂરી.
• સિસ્ટમની ડિરેક્ટરીઓ ભરવા
• સ્ટાફ તાલીમ
• પ્રાથમિક પરીક્ષણો હાથ ધરવા
• SED ની રજૂઆત પરના ઓર્ડરનું પ્રકાશન.
• સૉફ્ટવેર સમાપ્તિ અને કાર્ય કરવાની પ્રક્રિયા.
• પાયલોટ પ્રોજેક્ટ શરૂ.
• EDI માં સંપૂર્ણ પાયે સંક્રમણ.

ઇડીઆઇ અમલીકરણની ભૂલો

દસ્તાવેજોને સ્વયંસંચાલિત કરવાની પ્રક્રિયામાં, કાયદા દ્વારા કાગળ વાહકની આવશ્યકતા ધરાવતી પ્રક્રિયાઓ પર ખાસ ધ્યાન આપવું જોઈએ. તમે ઇલેક્ટ્રોનિક રીતે પેપર દસ્તાવેજને ડુપ્લિકેટ કરી શકતા નથી. આ નોંધપાત્ર રીતે કાર્ય પ્રક્રિયા ધીમો કરે છે અને ઓટોમેશન પ્રક્રિયાની નકારાત્મક વલણને કારણે સમગ્ર રૂપે. કોઇએ ડબલ કામ માટે ચૂકવણી કરે છે.

અમલીકરણની પ્રક્રિયામાં, દસ્તાવેજો, ટ્રેન સ્ટાફ સાથે કામ કરવાની નવી પ્રક્રિયા વિકસાવવી જરૂરી છે અને ત્યારબાદ પૂર્ણ અમલીકરણમાં જોડાય છે. જો તમે સ્ટાફને નવી તકનીકોનો ઉપયોગ કરવાના લાભો લાવશો તો જ આ પ્રાપ્ત કરી શકો છો.

બીજી એક લોકપ્રિય ભૂલ એ છે કે એસઈડી માટેની જરૂરિયાતોમાંથી કામ કરવું ગરીબ છે. જો યુઝર્સને બિનરૂપરેખાંકિત સિસ્ટમમાં કામ કરવું હોય તો, EDO પ્રક્રિયા સંસ્થામાં જે સ્વીકારે છે તેના કરતા અલગ છે.

સંસ્થાઓ વચ્ચે ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજ આદાનપ્રદાન: ગુણદોષ

ફાયદા:

• મેલ દ્વારા મૂળ દસ્તાવેજો મોકલવાની કિંમત ઘટાડવી.
• સંગ્રહિત દસ્તાવેજો માટે જગ્યા સાચવો. તે ઇલેક્ટ્રોનિક રીતે સંગ્રહિત છે.
• ઉપયોગમાં સરળતા. દસ્તાવેજ એક વર્કસ્ટેશનમાંથી મોકલવામાં આવે છે. દસ્તાવેજ માટે ઝડપી શોધ સ્થિતિ દ્વારા મોકલવામાં આવે છે (મોકલવામાં, પ્રાપ્ત, પ્રાપ્ત, વગેરે.)
• ઇન્સ્ટન્ટ ડિલિવરી. બધા મોકલેલી માહિતી થોડા સેકન્ડોમાં એડ્રેસસી સુધી પહોંચે છે.
• સિસ્ટમમાં તેના સ્ટોરેજની સમાપ્તિ ન થાય ત્યાં સુધી દસ્તાવેજને હારી ન શકાય.

ગેરફાયદા:

• જે સાધનનો ઉપયોગ તમને ઘણા પૈસા ખર્ચવા માટે લાઇસેન્સ ખરીદવાની જરૂર છે તે માટે.
• ડેટા વિનિમય તે જ સિસ્ટમના સહભાગીઓ વચ્ચે જ મોટેભાગે શક્ય છે.
• 1C માં સંગઠનો વચ્ચે અથવા અન્ય કોઇ સોફ્ટવેરની સહાયથી ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજ પરિભ્રમણ પહેલાંની વપરાયેલી યોજનાથી અલગ છે. નવા એલ્ગોરિધમની રજૂઆત સાથે, બધા કર્મચારીઓ પાસે કામના સંચાલન વિશે પ્રશ્નો હશે.
• ટેકનિકલ સાધનો સંસ્થાના ઇડીઆઈના અમલીકરણ કરતા પહેલાં, નવી પ્રણાલીનું સંચાલન કરવા માટે સાધનો અને ટ્રેન કર્મચારીઓ ખરીદવા માટે જરૂરી છે.
• ઇડીઓ ઇડીએસની સહાયથી હાથ ધરવામાં આવે છે, જેની માન્યતા 1 વર્ષ છે. તે સમયસર રીતે પ્રમાણપત્રોને મોનિટર અને અપડેટ કરવું જરૂરી છે. ટેક્સની સમસ્યાઓ ટાળવા માટે કાઉન્ટરપાર્ટી સર્ટિફિકેટ્સની માન્યતા અવધિને નિયંત્રિત કરવા પણ જરૂરી છે.

કાનૂની નિયમન

સંસ્થાઓ વચ્ચે ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજ પરિભ્રમણનું નિયમન શું કાર્ય કરે છે? રશિયન ફેડરેશનના કાયદો ફેડરલ લો નં 63 માં સમાવેશ થાય છે. 63 "ઇલેક્ટ્રોનિક હસ્તાક્ષર પર", ફેડરલ ટેક્સ સર્વિસને દસ્તાવેજો સુપરત કરવાના નિયમો ફાઇનાન્સ નં. એમએમવી -7-2 / 168 ના મંત્રાલયના આદેશમાં સૂચવ્યા છે. કાર્બનિક સંસ્થાઓ વચ્ચેના EDO ફાઇનાન્સ નંબર 50 ના મંત્રાલયના આદેશના આધારે કરવામાં આવે છે. ઇલેક્ટ્રોનિક સ્વરૂપે પ્રાથમિક હિસાબી દસ્તાવેજોના વિનિમય માટેનાં નિયમો ફેડરલ ટેક્સ સર્વિસ નં. એમએમવી -7-6 / 36 @ ના ક્રમમાં સૂચવવામાં આવે છે. પ્રવૃત્તિઓની પ્રક્રિયામાં તમામ એડીઓ ઓપરેટર્સને ફેડરલ ટેક્સ સર્વિસ નં. એમએમવી -7-6 / 253 @ ના આદેશ દ્વારા માર્ગદર્શન આપવું જોઈએ.

વીએલએસઆઈ

વીએલએસઆઈ સંસ્થાઓ વચ્ચેના ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજ ઇન્ટરચેન્જ ગ્રાહકોને આવા લાભો આપે છે:

• રશિયન ફેડરેશનના પ્રદેશમાં નોંધાયેલ કોઈપણ સંસ્થાને દસ્તાવેજો મોકલો. જો કાઉન્ટરપાર્ટી વીએલએસઆઈ સિસ્ટમનો સભ્ય નથી, તો કંપનીના કર્મચારી સંસ્થાના પ્રતિનિધિ સાથે સંપર્ક કરશે અને સિસ્ટમને તેના ઈ-મેલમાં ભાગ લેવા આમંત્રણ મોકલાશે. વિનંતિની પુષ્ટિ પછી તરત, સહભાગીઓ વચ્ચેની માહિતીનું વિનિમય મધ્યસ્થી વગર હાથ ધરવામાં આવશે.
• તમારે તમારા કમ્પ્યુટર પર સોફ્ટવેર ઇન્સ્ટોલ કરવાની જરૂર નથી. તે બ્રાઉઝરનો અપ-ટુ-ડેટ વર્ઝન અને ઇન્ટરનેટની ઍક્સેસ મેળવવા માટે પૂરતા છે.
• ડેટા સાથે કામ કરવા માટે, કોઈ વિશિષ્ટ પ્રોગ્રામની જરૂર નથી. જો અહેવાલ શરૂઆતમાં તૃતીય-પક્ષ સૉફ્ટવેરમાં તૈયાર કરવામાં આવે છે, ઉદાહરણ તરીકે, 1C, તો પછી તમે VLSI સિસ્ટમ સાથે ડેટાના એકીકરણને ગોઠવી શકો છો.
• નમૂના દસ્તાવેજ ફોર્મ ઇન્સ્ટોલ કરેલું નથી. તમે ટેક્સ્ટ, કોષ્ટક ફાઇલો, છબીઓ અને તેથી વધુ મોકલી શકો છો.

એસકેબી "કોન્ટુર"

રશિયામાં પ્રથમ સોફ્ટવેર વિકાસકર્તાઓ પૈકી એક સાધનોનું પુરવઠો પણ ધરાવે છે, જેના દ્વારા સંસ્થાઓ વચ્ચેના ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજ પરિભ્રમણ કરવામાં આવે છે. "કોન્ટુઅર" એ ડાયડોક સિસ્ટમ વિકસાવી છે, જેના દ્વારા ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજોનું વિનિમય થાય છે. સિસ્ટમની વિશિષ્ટતા એ છે કે વિદેશમાં ડેટા મેળવી શકાય છે. ખાસ કરીને આ હેતુ માટે, કંપનીએ રોમિંગમાં ટેરિફ વિકસાવ્યા છે. જો ઇચ્છિત હોય, તો મોનો એ API મારફતે ડેટાને ઍક્સેસ કરે છે.

શું જરૂરી છે?

ઇડીઆઇ સાથે જોડાવા માટે, સંસ્થાને ખરીદવાની જરૂર છે:

• લાઇસેંસ પ્રાપ્ત સૉફ્ટવેર;
• સર્વર;
• સાધનોના સુધારાઓનું સંચાલન કરો;
• ટ્રેન સ્ટાફ;
• આંતરિક કાર્યક્રમો સાથે કામ કરવા માટે ERMS ને ગોઠવો અને સંકલિત કરો

સંગઠન વચ્ચેના ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજ પ્રવાહને જોડવા માટે આવા રોકાણોની અમલીકરણ કરવાની જરૂર છે? તકનીકી આધારના પરામર્શમાં સમાવેશ, એસઈડી અને સોફ્ટવેર અપડેટ - રોકાણનો બીજો તબક્કો. આ ખર્ચ માસિક ચૂકવવા પડશે.

નિષ્કર્ષ

કાગળ દસ્તાવેજ વિનિમય ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજ દ્વારા બદલવામાં આવે છે. તે પ્રક્રિયાઓના સંચાલન માટે સંસ્થાના ખર્ચને માત્ર ઘટાડે છે, પરંતુ સમગ્ર વ્યવસાયની કાર્યક્ષમતાને પણ વધારી છે. ઇડીઆઈ સફળતાપૂર્વક કાર્ય કરવા માટે ક્રમમાં, તે જરૂરી છે કે તે સિસ્ટમના અમલીકરણના લક્ષ્યોને સ્પષ્ટ રીતે ઘડી કાઢવા અને સાધનોને યોગ્ય રીતે ગોઠવવા.