દસ્તાવેજો યાદી. ફોર્મ અને તેના મિશ્રણના નિયમો

આ શબ્દ "ઈન્વેન્ટરી" પરિચિત માત્ર ઓફિસ કામદારો, પણ અન્ય ઉદ્યોગો અને સંસ્થાઓ નિષ્ણાતો છે. તેઓ ને ઘણી વાર ખાસ હેતુ પેપરો જોવા મળે છે, અને સાથે દસ્તાવેજો છે.

સંસ્થા આર્કાઇવ કામ

એકવાર દસ્તાવેજો તેની પ્રાથમિક મિશન પરિપૂર્ણ છે, તેઓ આ ક્ષણે વર્ચ્યુઅલ નકામી બની જાય છે. તેમાંની કેટલીક નાશ પામે છે, અને બાકીના જે આર્કાઇવ્સ કહેવામાં આવે છે ખાસ સંગ્રહ માટે મોકલવામાં આવે છે. અહીં દસ્તાવેજો, પ્રક્રિયા કરવામાં આવે સંગ્રહ આ રૂમ માટે અનામત પર આયોજનબદ્ધ અને અગાઉથી નક્કી થાય છે. આ તબક્કો કાગળ છેલ્લા માનવામાં આવે છે. શેલ્ફલાઇફ પર બધા પેકેજો, અને અલગ સ્ટાફ પર કામચલાઉ અને કાયમી સંગ્રહ માટે દસ્તાવેજો, તેમજ કિસ્સાઓમાં યાદી રહેશે. વર્ષના અંતે દરેક એન્ટરપ્રાઇઝ (સંગઠન) આર્કાઇવ ટ્રાન્સફર માટે સત્તાવાર દસ્તાવેજો એકત્રિત કરે છે. આ મુદ્દાઓ સામાન્ય archivists ચાલે છે. જો કે, જો કામદારોની કંપની આવા એકમ નથી, કામ આર્કાઇવ કર્મચારીઓ માર્ગદર્શન હેઠળ એચઆર નિષ્ણાતો દ્વારા કરવામાં આવે છે. તેઓ વ્યક્તિગત વિભાગો દ્વારા તબદીલ સિક્યોરિટીઝની યાદી રચના, આધાર જે એન્ટરપ્રાઇઝ સમગ્ર દસ્તાવેજો સાર યાદી દ્વારા રચાયેલી છે પર.

દસ્તાવેજો એક સમૂહ કામ કરવા

ક્યારેક ખાસ મુદ્દો નાગરિક અથવા સંસ્થા સત્તાવાર દસ્તાવેજો એક નથી, પરંતુ અનેક સબમિટ રહેશે. ઉદાહરણ માટે લો, એક પરિસ્થિતિ જ્યાં જમણી બાજુએ પક્ષો વચ્ચે સ્પર્ધા બાંધકામ દાખલ કરાર. પ્રત્યેક અરજદાર વિવિધ પ્રકારના છે, દસ્તાવેજો સાથે કમિશન આપવું આવશ્યક છે ઓફર કાગળ પરવાનગી બાંધકામ પ્રવૃત્તિઓ, ઘટક અને અન્ય દસ્તાવેજો હાથ ધરવા માટે. આ તમામ એક પેકેજ માં જવું અને સમિતિ સભ્યો માટે ઓળખવામાં આવે છે. ઇનસાઇડ તે દસ્તાવેજોની એક યાદી છે, જે બધું છે કે જે ચોક્કસ સંસ્થા વતી નિર્દેશિત કરવામાં આવે છે યાદી છે. સૂચિ અથવા રજીસ્ટર આ પ્રકારની. આવા કાગળ સામાન્ય રીતે એક ચોક્કસ પેટર્ન અપ કરવામાં આવે છે. બધા ખૂબ જ સરળ છે. મધ્યમાં શીટ ટોચ પર "દસ્તાવેજો યાદી" નામ લખવામાં આવ્યું છે. જસ્ટ નીચે સમજાવે ક્યાં અને શું સંસ્થા દ્વારા તેઓ પૂરી પાડવામાં આવેલ છે. પછી ચાર સ્તંભો સમાવેશ એક ટેબલ છે:

1. ઓર્ડર નંબર.
2. દસ્તાવેજનું નામ.
3. દસ્તાવેજ અને s__ po__ માં પાના.
4. દસ્તાવેજમાં પૃષ્ઠોની સંખ્યા

તે લીટી છે, કે જે ફેલાય સમૂહ પૃષ્ઠો કુલ સંખ્યા સૂચવે સાર કોષ્ટક સાથે પૂર્ણ થાય છે. આ શક્ય નુકશાન અથવા વિચારણા માટે પૂરી પાડવામાં સિક્યોરિટીઝની અવેજી અટકાવે છે.

બનાવી પ્રધાન

યોગ્ય રેકોર્ડ સાથે વર્ષના અંતે કંપની તમામ દસ્તાવેજો રાખવા અને તેના પર પ્રક્રિયા ક્રિયા વહેંચવામાં આવે છે. મંજૂર નામકરણ, તેમજ સામાન્ય રીતે સ્વીકૃત નિયમોને આધિન ઉત્પાદન ઘટકો:

1. દસ્તાવેજો એક જ કેલેન્ડર વર્ષમાં પેદા થાય છે. સત્તાવાર કાગળો રોલિંગ કુદરત ઘણા વર્ષો માટે એક કેસમાં સેવા દસ્તાવેજીકરણ સંયુક્ત શકાય કિસ્સામાં અપવાદ તરીકે.
2. સિક્યોરિટીઝની પ્લેસમેન્ટ નીચે ટોચ પરથી કરવામાં આવે છે.
3. બધી શીટ્સ જરૂરી નંબર આવે છે. આ સંગ્રહ દરમિયાન માહિતી સંકલિતતા ખાતરી કરવા માટે છે. નંબરિંગ ઉપર જમણા ખૂણે પેંસિલ કરાવવું જોઈએ.
4. જરૂરી હોય, તો તે દસ્તાવેજો નિષ્ણાત છે, જે તેને હતી દ્વારા સહી આંતરિક યાદી સમાવેશ થાય છે.
5. પેપર બનાવેલું.
6. દોરેલા શીટ-સાક્ષી.
7. દરેક કેસ માટે કવર પ્રમાણભૂત પેટર્ન કરવામાં આવે છે. તે કંપનીની સંપૂર્ણ નામ અને ખાસ એકમ સમાવી રહેશે. બાજુમાં એક વિશિષ્ટ ડિજિટલ કોડ નામકરણ અનુરૂપ છે. તે પછી તારીખ અને કેસની સંસ્થા અંત દર્શાવે છે. અને નીચે શેલ્ફલાઇફ લેબલ.

મેઇલિંગ

જ્યારે કેટલાક પાર્સલ પેકેજો અથવા ઇન્વેન્ટરી દસ્તાવેજો મોકલવામાં સામગ્રી સાથે મૂલ્યવાન પત્રો મોકલ્યા હતા. ફોર્મ તે કોઇપણ પોસ્ટ ઓફિસ લેવામાં શકાય છે. તે ફોર્મ નંબર 107 હેઠળ ચાલે છે અને દસ્તાવેજ એક પ્રકારનું છે, કે જે નંબર અને કિંમત સામગ્રી પર વિગતવાર માહિતી ધરાવે છે. મોકલનાર પોતે મુદ્દો ભાવ નક્કી કરે છે. તેમણે શોધે છે કે જે એક દસ્તાવેજ થોડી કિંમત હતી, તો ફોર્મની અનુરૂપ કૉલમમાં આડંબર મૂકો. ઈન્વેન્ટરી એક પરબિડીયું સાથે વણાયેલી અથવા પોસ્ટ ઓફિસ ખાતે સીધા પેકેજ. કામદાર વિભાગ નોંધણી અને ખાતરી ફોર્મ સીલ ચોકસાઈ તપાસે છે. ઈન્વેન્ટરી ડુપ્લિકેટ મૂકી શકાય. એક દસ્તાવેજો અને પાર્સલ માલિક સાથે અન્ય જરૂરી રહેઠાણની સાથે મોકલવામાં આવે છે. આ ખાતરી કરવા માટે કે જે સંઘર્ષ પરિસ્થિતિ ઘટનામાં રોકાણ દરેક એકમ તેની ખાતરી કરવા માટે સક્ષમ કરવામાં આવી છે કરવામાં આવે છે. તે પછી, પરબિડીયું (પાર્સલ અથવા પાર્સલ) સીલબંધ, અને ગંતવ્ય મોકલવામાં આવે છે.