દસ્તાવેજોના અમલ પર નિયંત્રણ શું હોવું જોઈએ

દસ્તાવેજોના અમલ પર યોગ્ય નિયંત્રણ (ખરેખર, દેખરેખના બીજા બધા અવલોકનો) માત્ર મેનેજમેન્ટ પ્રવૃત્તિના મુખ્ય ઘટકોમાંથી એક જ નથી , પરંતુ મેનેજમેન્ટ સંસ્થાઓનું મુખ્ય કાર્ય પણ છે. તેનો મુખ્ય કાર્ય એ છે કે કોઈ પણ સૂચના ઉચ્ચ-ગુણવત્તા અને સમયસર રીતે ચલાવવામાં આવે. વર્ણવેલ પ્રકારની પ્રવૃત્તિ દરમિયાન, બે પ્રકારનાં ઓપરેશન્સ છે: મેરિટ્સ અને ટર્મ દેખરેખ પરના દસ્તાવેજોના અમલ પર નિયંત્રણ. પ્રથમ બધા રેન્ક ના નેતાઓ દ્વારા હાથ ધરવામાં આવે છે. બીજું, DOW સેવાના વિશિષ્ટ વિશેષાધિકાર છે. માનવ ભાષામાં અનુવાદિત, આ સંક્ષિપ્ત દસ્તાવેજ વ્યવસ્થાપન સપોર્ટ માટે વપરાય છે

DOW ની પ્રવૃત્તિમાં વિવિધ તબક્કાઓનો સમાવેશ થાય છે:

• મોનીટરીંગ માટે હુકમ (ઓર્ડર અને એટલા માટે) સુયોજિત કરવા, યોગ્ય ફોર્મ (રજીસ્ટ્રેશન) માં તેના પર ખાસ નોંધ આપવી;
• અમલીકરણની શરત પર આધાર રાખીને સ્વરૂપોની રચના કરવી;
• કાર્ય માટે સમય સમાપ્ત થાય તે પહેલાં, અને છેલ્લા દિવસના ત્રણ દિવસ પહેલાં ઓર્ડર (ઓર્ડર અને એટલા માટે) ની ટ્રાન્સફરમાં "X" ની ઘટના વિશે કલાકારની સૂચના;
• નિરીક્ષકને આવવા માટેના સમય વિશે નિયંત્રક (સુપરવાઇઝર) ની સૂચના (સમાપ્તિના એક દિવસ પહેલાં, જ્યારે કાર્ય પૂર્ણ થવું હોય ત્યારે).

વધુમાં, DOW ઓર્ડર એક્ઝેક્યુશન માટે ડેડલાઇન લઈ શકે છે. આ સેવાને દસ્તાવેજોના અમલનું નિયંત્રણ પણ દૂર કરી શકાય છે. પરંતુ આ માટે સંસ્થાના પ્રથમ વડાની પરવાનગીની લેખિત (અમુક મૌખિક મૌખિક મંજૂર) જરૂર છે.

આજે, ઘણા ઉદ્યોગોએ ઓર્ડર્સના અમલની દેખરેખ માટે એક ઓટોમેટેડ સિસ્ટમ લાગુ કરી છે. તે માત્ર પાયાગત છે, પરંતુ હાર્ડવેર માટે આવશ્યકતાઓના સંદર્ભમાં સંપૂર્ણપણે અસ્વસ્થતા છે, એટલે કે, પર્સનલ કમ્પ્યુટર્સ માટે કે જેના પર યોગ્ય સૉફ્ટવેર ઇન્સ્ટોલ કરેલું છે. આ રીતે, આવા સિસ્ટમોને ઇલેક્ટ્રોનિક દસ્તાવેજ પરિભ્રમણ તરીકે પણ ઓળખવામાં આવે છે. તેઓ ઉપર વર્ણવેલ તમામ વિધેયોને અમલમાં મૂકવા માટે આપમેળે મોડમાં પરવાનગી આપે છે (DOW પ્રવૃત્તિ).

આજ સુધી, સૉફ્ટવેર સંકુલના બજારમાં ડોમેસ્ટિક અને વિદેશી વિકાસકર્તાઓના ઉત્પાદનો છે કે જે દસ્તાવેજોના અમલને મોનિટર કરે છે. સૌપ્રથમ તે સરળ કારણોસર વધુ પ્રાધાન્યક્ષમ છે કે જે દસ્તાવેજોને સંભાળવા માટેના સ્પષ્ટીકરણોને વધુ ચોક્કસપણે ધ્યાનમાં લે છે, જે રશિયન કંપનીઓ અને સંગઠનો માટે વિશિષ્ટ છે.

જો કે, તમામ ઉદ્યોગો પાસે કોઈ એવી સિસ્ટમ ઇન્સ્ટોલ કરવાની તક નથી કે જે દસ્તાવેજોના અમલની આપમેળે દેખરેખ રાખે. કદાચ, આ પાસે પૂરતો પૈસા નથી (અથવા ઓટોમેશન સિસ્ટમની જરૂરિયાત નબળી રીતે જાહેર થઈ છે). અથવા સિક્યોરિટીઝના વોલ્યુમ્સ (ઇનકમિંગ અને આઉટગોઇંગ) નકામું છે. આ કિસ્સામાં, તમે આવા સંગઠનોને ઓછામાં ઓછા કેટલાક ઓપરેશનોની ઓટોમેશનની ભલામણ કરી શકો છો. લઘુત્તમ જરૂરિયાત સ્થાનિક કમ્પ્યુટર નેટવર્કની ઉપલબ્ધતા છે. ચોક્કસ ઉત્પાદનો વિશે બોલતા, ધ્યાન ASKID, EFRAT- દસ્તાવેજ મેનેજમેન્ટ અને બોસ-દિલવણના સંકુલને ચૂકવવામાં આવશે. આ રીતે, છેલ્લા બે જટિલ પ્રોગ્રામ છે જે એન્ટરપ્રાઇઝના દસ્તાવેજ પરિભ્રમણને સંપૂર્ણપણે સ્વયંસંચાલિત કરવા માટે પરવાનગી આપે છે.